Standing Meeting

Samspel och effektiv samverkan

 

Redo för expansion!

I ett led att ta ett samlat grepp över IT så hade kunden infört en ny roll i sin koncernledning – Business CIO. Kunden såg en framtid av snabb expansion och behövde därför säkerställa att det kritiska IT-stödet hade kapaciteten att följa med på denna resa – en resa som skulle ske i flera länder inom Europa.

IT-avdelningen inom organisationen var uppdelad i två grupperingar placerade i Norge respektive Sverige, även om support genomfördes för medarbetare utspridda inom flera länder i Europa. Den nya CIO.n oroade sig för om IT-avdelningen hade de resurser och förmågor som krävdes för att stödja organisationen på dess resa? Kunde den nuvarande IT-avdelningen genomföra det som krävdes?

En av de första åtgärderna var därför att få en bättre ordning och reda inom IT för att därigenom få en bättre förståelse av vilka aktiviteter som pågick – hur många incidenter hade organisationen, vilken belastning låg på vardera supportpersonal, etc.. Det ärendehanteringssystem som användes i organisationen erbjöd inte det stöd som efterfrågades för arbetet med att skapa ordning och reda. Det beslutades därför att ett nytt ärendehanteringssystem skulle köpas in och implementeras.


Insperio, som redan hade en relation med kunden, tillfrågades att ansvara över implementeringen av det nya systemet. Ett ansvar som Insperio åtog sig genom två konsulter för kvalitetssäkring och huvudprojektledning av initiativet.

Insperio konsulterna visste att en viktig och den svåraste framgångsfaktorn var att skapa gemensamma arbetssätt inom de två IT-avdelningarna. Införandet av ärendehanteringssystemet var en sak, men att få de c:a 100 IT-anställda att samspela och effektivt samverka var en annan. Det sistnämnda var nyckeln för att uppnå de effekter kundens ledning efterfrågade.

Insperio fokuserade därför på att skapa ett tydligt språk med överenskomna gemensamma arbetssätt stödda av ärendehanteringssytemet. Som ett led i att skapa en plattform för förbättringsarbete identifierades även KPI:er och en förmåga inom mätning och uppföljning arbetades fram hos kundens personal.

Projektet genomfördes på 6 månader med ett lyckat resultat. De svenska och norska IT-grupperingarna sammanfördes och data och information samlades in i ärendehanteringssystemet. Det resulterade i att IT-ledningen fick en bättre bild av vad IT-organisationen gjorde. Dessutom fick koncern-CIO:n möjlighet att snabbt få ut underlag för data- och faktadrivna beslut.

Kunden har idag dubblerat sin personalstyrka med en IT-avdelning som kunnat hålla jämna steg i expansionen, bl.a. tack vare den ökade ordning och reda som nu existerar.

 

Kontakta oss

Högbergsgatan 36,
116 20 Stockholm, Sweden

+46 70 425 49 35

 
  • Twitter
  • LinkedIn

©2019 by Insperio