AdobeStock_137858451.jpeg

Från projekt till förvaltning

 

När samhället står på spel

En samhällskritisk myndighet var mitt uppe i att byta sitt hjärta – det IT-system som användes av deras kärnverksamhet. 

Upphandlingen var genomförd, leverantören var vald och kontraktet påskrivet. VU-ledningen oroade sig för hur organisationen skulle förberedas för att ta emot det nya IT-systemet och hur övergången skulle ske från det gamla till det nya.

Organisationen hade höga krav på sig – såväl externt som internt - gällande funktionalitet och säkerhet. Dessutom fanns det en kritisk tidsfaktor då kontrakten krävde att förändringen gjordes inom en viss utsatt tid.

I samband med övergången så ville VU-ledningen även höja effektiviteten i arbetssätten. Insperio, som sedan tidigare genomfört lyckade projekt hos kunden, togs in för att säkerställa att förberedelserna för drifttagande, samt förändring av arbetssätt i organisationen, skulle planeras och utföras.

Insperios konsult identifierade och kartlade de förändringar som behövde genomföras och de förutsättningar som behövdes finnas på plats. Denna kartläggning konverterades till en checklista som ansvarssattes. På detta vis säkerställdes ett inkluderade arbetssätt där organisationens medlemmar tog ansvar för sina egna områden. Detta innebar att arbetet kunde ske parallellt, vilket var viktig då tiden var kritisk.

Initialt fanns ett motstånd hos de medarbetare som berördes av förändringarna. Många hade arbetat där i hela sin karriär. Men efter att de fått vara delaktiga i att sätta den nya strukturen, blev de som tidigare var motståndare några av de främsta sponsorerna för uppdraget.

Det nya systemet gick i drift något försenat p g a tekniska problem hos leverantören. De nya förändringarna i organisationen har nu satt sig, och är en naturlig del av organisationens vardag och de tidigare arbetssätten har fallit i glömska.

Insperio och kunden har ett fortsatt gott samarbete där Insperio rådfrågas gällande verksamhetsförändringar kopplat till kritiska IT-system.

 

Kontakta oss

Högbergsgatan 36,
116 20 Stockholm, Sweden

+46 70 425 49 35

 
  • Twitter
  • LinkedIn

©2019 by Insperio